Perguntas frequentes - FAQ

É o projeto do Governo Federal que vai unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados. Este, então, integra o sistema público de escrituração digital – SPED (decreto nº 6.022/2007). Enfim, é a geração digital da folha de pagamento e demais informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas com a padronização das rubricas da folha de pagamento, de layout e de registro de empregados. Substituindo, portanto, gradualmente as obrigações acessórias atuais existentes, no âmbito dos órgãos governamentais participantes.

As obrigações acessórias serão as seguintes: • Livro de registro de empregado • Folha de pagamento • GFIP • RAIS • CAGED • DIRF • Comunicação do acidente de trabalho (CAT) • Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) • Arquivos eletrônicos entregues à fiscalização (MANAD) • Formulário do seguro desemprego

Os órgãos participantes são a Receita Federal, o Ministério do Trabalho, a Previdência Social e a Caixa Econômica Federal.

Foi o Ato Declaratório Executivo SUFIS nº 5/2013 que aprovou o leiaute dos arquivos que compõem o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Fundamentação: art. 1º do Ato Declaratório Executivo SUFIS nº 5/2013.

O eSocial tem por objetivo racionalizar e uniformizar as obrigações relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício e também de outras obrigações previdenciárias e fiscais. Logo, através do cruzamento de dados, o eSocial fiscalizará o cumprimento da legislação.

Sim. Todas as empresas, empregadores e equiparados, deverão transmitir em meio eletrônico a Escrituração Digital Social (eSocial). Fundamentação: art. 1º, parágrafo único, do Ato Declaratório Executivo SUFIS nº 5/2013.

As empresas devem começar pela qualificação cadastral de seus trabalhadores.

Trata-se de uma etapa que antecede os envios dos arquivos do eSocial e corresponde a atualização de dados dos trabalhadores na base do Governo. Para isso será necessário informar dados como: nome, data de nascimento, CPF e NIS. Se esses dados estiverem incorretos todas as informações enviadas ao eSocial voltarão com erro. Portanto, antes mesmo de enviar os primeiros arquivos ao eSocial, é fundamental realizar o saneamento cadastral dos colaboradores, um trabalho que pode exigir um grande esforço das empresas principalmente se possuírem um grande número de colaboradores.

Informações de dados trabalhistas, previdenciários, tributários e fiscais relativos à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício, além de outras informações previdenciárias e fiscais previstas na lei n° 8.212, de 1991. Tais informações podem ser classificadas em três tipos: a) Eventos trabalhistas: é uma ação ou situação advinda da relação entre empregador e trabalhador como, por exemplo, a admissão de empregado, alteração de salário, exposição do trabalhador a agentes nocivos, etc. b) Folha de Pagamento c) Outras informações tributárias, trabalhistas e previdenciárias: são aquelas previstas na lei nº 8.212, de 1991, e em Normas Regulamentadoras do Ministério do Trabalho e Emprego – MTE.

Sim. A transmissão dos arquivos do eSocial deverá, obedecer a seguinte ordem: 1º - Envio dos Eventos Iniciais, de maneira única ou seja, somente no início das transmissões; 2º - Envio dos Eventos Trabalhistas, na medida em que ocorrerem; 3º - Envio dos Eventos Mensais, aqueles relacionados na folha de pagamento.

As principais novidades na transmissão do eSocial são: • O detalhamento mais minucioso das informações que já eram solicitadas anteriormente nas declarações atuais; • Os prazos de transmissão serão menores que os prazos mensais. Como por exemplo, os eventos de admissão, deverão ser transmitidos antes do início da atividade do contrato; • A transmissão das informações de: atestados de saúde ocupacional, prestação de serviços em condições insalubres e/ou perigosas e avisos prévios de rescisão; • A transmissão das informações mensais de trabalhador sem vínculos empregatícios como, por exemplo, o estagiário; • As informações de todos os processos administrativos e judiciais;

Sim. As mudanças nestes cadastros serão: • Novas regras para inscrição das obras de construção civil e dos empregadores pessoas físicas. Exemplo: CAEPF – Cadastro de Atividades da Pessoa Física e CNO – Cadastro Nacional de Obras. • Novas regras de informações dos trabalhadores, no qual os trabalhadores terão como identificadores obrigatórios: o CPF e o NIS (NIT, PIS ou PASEP). O par CPF x NIS deverá estar consistente com o CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais) e será aliado no ato da transmissão. Sua inconsistência gerará recusa no recebimento da informação. Os empregadores deverão prestar atenção especial às informações cadastrais de seus trabalhadores, certificando-se de sua consistência com o CNIS e, se necessário, proceder à regularização das inconsistências antes da data de entrada em vigor do eSocial.

Sim. Com a nova sistemática de prestação de informações, as empresas terão que se organizar e trabalhar exatamente como pede a legislação, podendo até ter que adequar alguns processos atuais, o que exigirá maior agilidade principalmente em relação aos prazos. Logo, o eSocial trará mais organização, simplicidade e diminuirá a margem de erros no cotidiano do RH.

As empresas deverão desenvolver uma integração entre os departamentos da sua empresa. Fazer, portanto, um planejamento estratégico para vincular os profissionais e departamentos da empresa à geração das informações do eSocial. Para o melhor entendimento desta nova exigência legal, deve disponibilizar capacitação sobre legislação trabalhista, previdenciária e fiscal. E realmente fazer ações de conscientização, visando construir uma cultura corporativa eSocial.

As empresas terceirizadas devem ter uma ótima comunicação com seus clientes e possuir adequação do sistema (banco de dados) para o atendimento das exigências. É fundamental conscientizar as empresas geradoras das informações, enfim, os próprios clientes terão que rever e alterar os processos de RH, uma vez que o eSocial exige maior transparência das informações. É importante, portanto, uma mudança de cultura organizacional, pois além da idoneidade da informação, esta precisa ser enviada dentro do prazo exigido. Deste modo, além das modificações de processos nos clientes, as próprias terceirizadas deverão alterar seus processos. Já que apenas o trabalho de envio das informações se terceiriza e não a responsabilidade. Visto que quem irá sofrer no final com um processo mal feito e multas administrativas é o próprio cliente.

Não. As empresas, a partir da classificação Simples Nacional, deverão gerar seus arquivos XML, independente que eles estejam em múltiplos sistemas, e enviar por meio da webservice que será disponibilizada no ambiente do eSocial. Lembrando que um único arquivo pode conter informação de um ou mais sistemas, então se a sua solução de eSocial conseguir integrar as informações de outro sistemas tornará o dia a dia do eSocial bem mais dinâmico.

Sim. As empresas deverão encontrar um meio de unificar esta comunicação. Já existem soluções que unificam as informações necessárias ao eSocial de vários sistemas, como é o caso do software Conect eSocial. É importante salientar que o canal único não deve tratar somente do envio das informações, ele também precisa proporcionar uma pré-validação e auditoria antes do envio ao governo. Isso permitirá que o cruzamento das informações que serão feitas pelo governo, sejam antecipadas pelo software e realize o alerta de que há inconsistência ou não, atuando de forma preventiva evitando que a informação vá incorreta ao governo e acarrete em infrações ou multas desnecessárias.

Para impedir possíveis inconsistências, os arquivos relativos a eventos trabalhistas deverão ser gerados e transmitidos na medida em que ocorrerem. O manual apresenta em cada descrição dos eventos não periódicos seu respectivo prazo de envio.

Os eventos periódicos devem ser transmitidos até o dia 07 do mês seguinte, antecipando-se o vencimento para o dia útil imediatamente anterior, em caso de não haver expediente bancário. Essa transmissão será mensal e deverá estar consistente com o RET - Registro de Eventos Trabalhistas, observando, portanto, os prazos previstos na legislação em vigor para cada informação.

Poderão sofrer as punições já previstas nas legislações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas atuais, uma vez que com o eSocial a fiscalização será automática.

A adequação ao eSocial envolve diversas áreas da organização, dentre elas: recursos humanos, tecnologia, fiscal, contábil, logística, medicina do trabalho, financeiro e jurídico. Por isso, é importante que a governança das empresas entenda o grande impacto e incentive a criação de um grupo de trabalho que envolva responsáveis dessas áreas para adequação de processos.

Não. Além dos empregados, outras categorias de trabalhadores também serão objeto de informações que alimentarão o RET, tais como, os trabalhadores avulsos, os dirigentes sindicais e algumas categorias de contribuintes individuais.

Sim. No lugar da matrícula CEI para as pessoas físicas, foi criado o CAEPF - Cadastro de Atividades da Pessoa - que será um número sequencial, acoplado ao número do CPF. No lugar da matrícula CEI para as obras de construção civil, foi criado o CNO - Cadastro Nacional de Obras que será sempre acoplado a um CNPJ ou CPF. Fundamentação: Página 19 - Manual de Orientação do eSocial, versão 2.1

Os trabalhadores serão identificados por meio de identificadores obrigatórios, como o CPF e o NIS (NIT, PIS ou PASEP).

Sim. Para cada evento trabalhista deve ser gerado um arquivo único, no leiaute especificado para o evento ocorrido. Lembrando ainda que há um leiaute diferente para cada um dos tipos de eventos trabalhistas.

O arquivo eletrônico contendo as informações previstas nos leiautes da obrigação será transmitido pela internet por meio de um webservice, retornando o protocolo de recebimento do arquivo. Na sequência o eSocial vai processar a informação enviada e, estando tudo correto, disponibilizará um número de recibo de processamento que deverá ser consultado mediante numero de protocolo. Por isso é importante se certificar de que a sua solução de eSocial consiga fazer essas duas comunicações (webservices do governo) independente de sistema.

Sim. No ato do envio dos arquivos contendo as informações previstas nos leiautes, o empregador deverá assiná-lo digitalmente através do certificado digital ICP-Brasil A1 ou A3, transformando-o em um documento eletrônico nos termos da legislação brasileira vigente de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor.

Sim. Atualmente o empregador apresenta as informações do CAT por meio de um aplicativo disponibilizado pela Previdência Social, com a nova obrigação as informações do CAT deverão ser enviadas para o eSocial via arquivo XML. O software Conect eSocial disponibiliza telas para o preenchimento da informação e envio das informações ao eSocial em arquivo XML sem a necessidade da aquisição de novos sistemas.